多年来，资料不齐全、不完备一直是项目建设管理中的一个顽疾。为此，山西省在国家水土保持重点工程建设中，根据项目建设管理办法及有关规范性文件要求，结合不同部门、不同专业人员的检查评估要求，按照“系统性、完整性、准确性、真实性”原则，分类归档、完善资料，从八个方面对内业资料进行系统整编，简称“八大盒”。
    一、基本文件资料盒：主要反映项目立项批复情况，包括市、县水利与发改部门联合上报文件，省级发改和水利部门的批复和计划下达文件、变更报告和批复文件等。
    二、设计资料盒：主要反映项目前期工作及变更情况，包括实施方案委托书、合同、实施方案及变更资料等。
    三、监理资料盒：主要反映监理单位的监理情况，包括监理委托书、合同、监理细则、监理日志、监理中发现的问题、监理月报、监理总结报告等。
    四、招投标资料盒：主要反映项目工程的招投标情况，包括招标备案文件、招标公告、招标文件、投标文件、中标通知书等。
    五、施工资料盒：主要反映施工单位的施工情况，包括施工合同、施工日志、材料检验单、施工大事记、会议纪要、历次检查中发现问题及整改情况、施工总结报告等。
    六、建设管理资料盒：主要反映项目建设单位管理情况，包括项目建设管理机构成立文件、有关项目建设管理办法或规定、有关问题协商解决记录、工程建设前后影像宣传资料、建设大事记等。
    七、财务资料盒：主要反映资金到位及拨付情况，包括中央资金、配套资金到位文件、支付凭证、财务决算、审计报告、审计问题整改意见、投劳折资备查资料等。
    八、竣工资料盒：主要反映项目实施、自验、管护移交等情况，包括工程建设总结报告（附表、图）、建设单位自验报告、申请验收材料、管护合同、移交合同等。
     “八大盒”反映内容不同，整编部门也就不同：建设单位负责整编基本文件资料、建设管理资料、财务资料、竣工资料4盒，设计单位负责整编设计资料盒，监理单位负责整编监理资料盒，招标代理公司负责整编招投标资料盒，施工单位负责整编施工资料盒。山西省档案管理“八大盒”经验的推广，有效提升了全省国家水土保持重点工程建设管理水平。